Du fait de la législation, de nombreux documents ont une durée légale de conservation
minimale tels que les factures, les bulletins de paie, les notes de frais, etc. Mettre en place
un système d’archivage électronique des documents au sein d’une entreprise est aujourd’hui
indispensable et comporte de nombreux avantages.

Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

L’archivage électronique a pour objectif de compiler et conserver des documents au format
électronique de manière sécurisée. Cela permet de garantir la pérennité des données et leur
authenticité. Grâce à l’archivage électronique, les documents sont plus facilement
accessibles, consultables et modifiables sous conditions d’autorisation.

Libérer de l’espace dans vos locaux grâce à l’archivage électronique

L’archivage électronique des documents repose sur le principe de la dématérialisation. En
choisissant l’hébergement externe, vous pourrez vider vos armoires de centaines de
dossiers et libérer de la place dans vos locaux. Les salles d’archive, ainsi vidées, vous
permettront de récupérer du mètre carré. Outre le gain de place, les espaces libérés
permettent de faire des économies d’énergie : réduction du chauffage et de la
consommation d’électricité. Dans le contexte économique actuel, toute économie est bonne
à prendre, surtout s’il s’agit d’énergie !

L’archivage électronique facilite l’accès des documents à tous les collaborateurs

Depuis quelques années, le télétravail s’est fortement développé. Aujourd’hui, la plupart des
entreprises permettent à leurs salariés de travailler depuis la maison quelques jours par
semaine. La digitalisation des outils de travail est ainsi devenue un enjeu majeur au sein de
tous les types de structures. En effet, en travaillant à distance, les employés n’ont plus
accès aux archives physiques de leur entreprise. Pour continuer de travailler efficacement et
permettre aux salariés d’accéder à tous les documents nécessaires, il est indispensable de
passer par la numérisation des documents. Concevoir un système de gestion de documents
électroniques efficace et parfaitement fiable nécessite de se faire accompagner par des
experts. Ces changements structurels vont perdurer dans le temps et s’inscrire comme de
nouvelles normes pour les entreprises. Alors, si vous vous lanciez ?